Bir Ofis Binasını “Sağlıklı” Yapan Nedir?

26 Mayıs 2020 Dergi:

Sıradan bir yılda ofisinizde iki milyon nefes alırsınız. Ancak bu yıl pek de sıradan bir yıl değil.

Yeni koronavirüs salgınının ortaya çıkmasıyla bulaşıcı hastalıkların olağanüstü gücünün ekonomileri duraklamaya götürdüğünü küresel ölçekte gördük. Zorunlu sokağa çıkma kısıtlamaları ve evde izolasyona çekilmemiz de çevremizin sağlığımız ve refahımızda oynadığı rol konusunda farkındalığımızı artırdı.

Bugün hayatımızı altüst eden salgının doğasını kimse tamamıyla öngöremezdi. Ancak aramızda halk sağlığı alanında çalışan birçok kişi bir süredir organizasyonların acil olarak daha sağlıklı binalara yatırım yapmalarını destekliyor. Tarih bize binaların, hastalıkların yayılmasında önemli bir rol üstlendiğini gösteriyor. Bilimsel kaynaklar kızamıktan SARS’a, gripten soğuk algınlığına kadar birçok örnekle dolu. Ancak binalar hastalıkları yayabilse de akıllıca hareket edildiğinde onlara karşı savaşabilmemizi de sağlıyor. Kaosun ortasında emin olduğumuz tek bir şey var: İş yerlerimize dönerken yaşadığımız, öğrendiğimiz, çalıştığımız ve eğlendiğimiz binalardan yeni beklentilerimiz olacak.

Hastalıklarla Savaşan ve Sağlığı Destekleyen Binalar
Healthy Buildings: How Indoor Spaces Drive Performance and Productivity isimli kitabımız için son üç yılda iş dünyasında milyarlarca metrekare alana yayılmış ve milyonlarca çalışana sahip emlak portföylerini yöneten birçok yöneticiyle görüştük. Amacımız, sağlıklı bina tekniğinin uygulamaya nasıl geçirileceğini daha iyi anlamaktı.

Yetenek için küresel bir savaşın verildiği sırada evlere kapanmışken konuştuğumuz liderler çalışanlarının performansını artırmak ve korumak için yeni yollar bulmaya istekli. Ancak sadece birkaçı binalarının işletmelerinin sağlığında hayati bir önem taşıyabileceğinin farkında. Covid-19 sonrasında bu durum hızla değişiklik gösteriyor. Büyük ve küçük şirketlerden CEO’lar binaları nasıl daha iyi tasarlayacakları, yönetecekleri ve işletecekleri konusunda bizimle iletişime geçiyorlar. Aramalar hem küçük şehirler hem de büyük metropolitan bölgelerin orta büyüklükteki hukuk şirketleri ve küçük işletmelerinin yanı sıra aynı zamanda sağlık alanından ofisler ve diş kliniklerini yöneten gruplar, oteller, okullar, havaalanları ve tiyatrolardan da geliyor.

Her işletme ve organizasyon liderinin aklındaki soru şu: Zamanı geldiğinde çalışanlarımın ofislere dönmesini nasıl mümkün kılacağım ve işlerimi nasıl yeniden başlatacağım?

Çalışanlarınızın Ofislere Dönmesini Mümkün Kılmak
Çalışanlarınızın geri dönüşünü planlarken SARS-CoV-2’nin bulaşıcılığı ve önlenmesi üzerine yapılmış bilimsel modellerin bununla en az 12 ay uğraşacağımızı belirttiğini hatırlayın. Salgını ve virüsün yol açtığı zararı kontrol altına almak için olası yaklaşımlar arasında geniş çaplı testler, dönemsel izolasyon ve karantinanın bir kombinasyonu yer alıyor. Bazı şehirler ve bölgeler gelecek birkaç hafta boyunca çalışanlarını binalarını yeniden yerleştirmeye başlayacaklar ve bazıları bu tekrar eden sosyal mesafe döngüsünden zarar görebilir.

Çalışanlar ofislere döndüklerinde şirketlerin, hem kendi işlerini hem de ekonomimizi sekteye uğratmadan çalışanlarını güvende tutmak için her türlü durumda uygulayabileceği bir sistem mevcut.

İlk olarak anlamamız ve çalışanlara iletmemiz gereken şey sıfır risk diye bir şeyin olmadığıdır. Hedefimiz, halk sağlığında kontrol hiyerarşisi (hierarchy of controls) olarak bilinenleri uygulayarak katmanlı bir savunma yaklaşımı kullanmak ve böylece riski en aza indirmek.

Kontrol hiyerarşisi çalışanları biyolojik, kimyasal veya başka herhangi bir tehlikeden korumak konusunda mesleki sağlık alanının nasıl bir yaklaşım izlediğini anlatır. Etki alanı en alt kısımda en azdan en üst kısımda en fazlaya doğru değişen beş farklı tip kontrol vardır.

İş Yerinde Riski En Aza İndirmek
Şirketler binalarında Covid-19’la mücadele etmek için tepki sistemi olarak kontrol hiyerarşisi yaklaşımını kullanarak her adımın finansal etkisi ve faydasını tartıp harekete geçebilir.

Riskin azaltılması. İlk ve en kritik kontrol, sosyal etkileşimi en aza indirmektir. Elbette yakın gelecek için evde kalmalarını sağlayarak herkesi yüzde yüz güvende tutabilirsiniz. Ancak bunu yapmak şirketiniz ve ekonomi için büyük kayıplara mal olacaktır. Bir süre sonra çalışanlarınızı, binanıza yeniden yerleştirmeye başlamanız gerekiyor. Bu da belirli bir seviyede riski kabul edeceksiniz anlamına geliyor.

Yer değişimi aktiviteleriBununla birlikte piramidin ikinci seviyesine gelmiş oluyoruz: Yer değişimi. İş yerinde çalışması gereken kritik, kilit çalışanları değerlendirin ve fiziksel olarak birbirlerinden izole çalışabilecek çalışma ekipleri oluşturun. Böylece bir çalışan hasta olduğunda ve kişiyle yakın temasta bulunanların kendisini karantinaya alması gerektiğinde tüm şirketi kapatmadan sadece o kişinin bulunduğu grubu uzaklaştırabilirsiniz.

Mühendislik kontrolleri ve sağlıklı bina stratejileriBir sonraki adım binanızın hastalıklara karşı savunmalarını artırmak. Bu da acilen bazı kritik sağlıklı bina stratejileri  belirlemeniz gerektiği anlamına geliyor. Ofisinizdeki alanlar söz konusu olduğunda, taşınabilir hava filtreleri kullanmayı göz önünde bulundurun ve temassız girişler, asansörler, lavabolar ve tuvalet sifonları gibi yeni teknolojileri araştırın. Bunlara ek olarak temizliğin sıklığı, zamanlaması ve konumunu ayrıntılı olarak açıklayan geliştirilmiş bir dezenfeksiyon protokolüne sahip olmanız ve temizlik personellerini bu yeni prosedürler konusunda eğitmek de kritiktir.

Binanın genelindeyse yapabileceğiniz en kritik şeylerden biri sağlıklı bir bina için göz önünde bulundurulması gereken dokuz temel nokta ile binanızı geliştirmeye odaklanmaktır:

  • Havalandırma
  • Hava kalitesi
  • Termal sağlık
  • Nem
  • Toz ve zararlı böcekler
  • Emniyet ve güvenlik
  • Su kalitesi
  • Gürültü
  • Işıklandırma ve görüntüler

Bu bilgiler Harvard’ın Healthy Buildings laboratuvarında 40 yıllık bilimsel incelemeler ve deliller sonucu elde edildi. Bunlar geliştirildiğinde uzun vadeli bir önleyici tedbir görevi görebilir.

Bu dokuz noktadan bazıları çok şaşırtıcı değil, örneğin daha iyi akustik ve ışıklandırma. Ancak nem oranı, sıcaklık, mobilya, halı döşeme ve hatta tozun çalışan sağlığını, belki de sağlığın ötesinde performansını etkileyebileceğini daha önce düşünmediğinizi tahmin ediyoruz. Yine de bu konudaki delillerin sadece küçük bir kısmını göz önünde bulundurun:

Genç yetişkinlerle yapılan bir araştırmada ideal kapalı alan sıcaklığında her 1 Fdeğişiklik yaşandığında verimde yüzde iki oranında azalma oluyor. Araştırmacılar başka bir çalışmada bir ofise giren temiz hava oranı her ikiye katlandığında dört farklı ofis görevini yerine getiren çalışanların performansının yüzde 1,7 arttığını keşfetti: Metin yazma, ekleme, düzeltme ve yaratıcı düşünme. Bu söyleyeceğimiz, bunlardan sonra pek şaşırtıcı olmayacaktır: 40 binada 3 binden fazla çalışanın hastalık izni verileri analiz edildiğinde hastalık izni alanların yüzde 57’sinin yetersiz havalandırma sebebiyle hastalandıkları görüldü.

Tabii ki sağlık ve performansı artıran tek sebep hava kalitesi değil. Bir grup çalışan, bir kirlilik kaynağı bulunan bir ofiste yazma testine girdiğinde daha fazla baş ağrısı yaşadıklarını belirttiler ve yüzde 6,5 daha yavaş çalıştıkları ortaya çıktı. Peki bu “kirlilik kaynakları” neler olabilir? Örneğin kirli bir halı. Kapalı alan çiçeklendirme ve dekor oranları da önem taşır. Biyofilik tasarımkurallarıyla tasarlanmış bir ofiste çalışan genç yetişkinlerin daha düşük tansiyon ve kalp atışı oranlarına ve kısa süreli hafıza testlerinde daha iyi performansa sahip olduklarına ulaşıldı.

Yukarıdaki dokuz temel noktanın bugünkü sağlıklı bina standartlarımıza uyduğundan emin olmak hem bulaşıcı hastalıkların yayılmasını önlemek hem de başarılı bir işgücü oluşturmak için kritiktir.

İdari kontroller. Bu noktada binalarınızdaki insan yoğunluğunu azaltmak ve altı adım uzak durmak gibi yaklaşımlarla sosyal mesafeyi korumaya odaklanmalısınız. Hem zaman hem de mekanda yapacağınız değişikliklerle bunu başarabilirsiniz. Yer değişimi yoluyla ofisinize gelenleri sınırlandırarak ilk adımı atmış oluyorsunuz. Programlarınızda yapabileceğiniz akıllıca değişikliklerle de daha fazlasını yapabilirsiniz. Çalışma saatlerini genişletmeyi ve çalışanlarınızdan vardiyayla gelmelerini istemeyi göz önünde bulundurun. Örneğin sabah 6’dan öğlen 12’ye ve öğlen 1’den akşam 7’ye vardiyalı çalışılan, arada bir saatlik derin temizlik yapılan iki vardiyalı bir çalışma sistemi yürütmek insan yoğunluğunu bir anda yarıya indirir. Herkes vardiyasının tam olarak başladığı saatte yetişmek zorunda değil. 10 dakika bile olsa iş yerine varma ve ayrılma saatlerinin sıralı yapılması asansör ve ortak alanlarda trafik sıkışıklıklarını önleyebilir. Diğer bir seçenek A/B günlerini kullanarak evden çalışma ve ofis günlerini değişimli olarak yapmaktır. Böylece herhangi bir günde şirketinizin sadece yarısı binada olacaktır. Bu taktik aynı zamanda toplu taşımanın yoğunluğuna maruz kalma oranlarını azaltır.

 Bunlara ek olarak, virüsün olumsuz sonuçlarından biri ekonomik durgunluk olduğu için işten çıkarmalar ofisler, perakende satış mağazaları, restoranlar, oteller ve daha fazla alanda daha büyük iş açıklarına sebep olabilir. Bunun anlamı birçok ticari binada “kullanılmayan” alanlar mevcut ve buraları başka bir amaç için kullanmanın tam zamanı. İşgücünüzü birbirinden uzaklaştırmak için masaları konferans salonlarına ve ortak alanlara taşıyın.

Toplantılar konusuna gelirsek… 10 kişiden fazla kişinin bir arada olmasını gereken toplantılar yakın gelecekte sanal ortamdan yapılmalıdır. Yüz yüze görüşülmesi gereken toplantılar için sandalyelerinizi geriye kaydırabilir ve odanın köşelerinde tutabilirsiniz. Bir konferans masanız varsa her kişi arasında bir sandalye boşluk bırakabilirsiniz. El sıkışmalarından kaçının ve her toplantıdan önce ve sonra hemen ellerinizi yıkayın.

Kişisel Koruyucu Malzeme (KKM). Son ve en az etkisi olan kontrol önlemi kişisel koruyucu malzemelerdir. Çalışanlar işe giderken ve işten dönerken, ayrıca binalara giriş yaparken, ortak alanlardan geçerken ve asansörleri kullanırken maske kullanmalıdırlar. Maske kullanmak çevrenizdekileri ve maske kullananı korur.

Son olarak, hiçbir kontrol stratejisinin yeterli olmadığını unutmayın. Bunu bir katmanlı savunma olarak düşünün ve riski en aza indirmek için elinizden geleni yapın.

Başarıyı Nasıl Ölçersiniz?

Önlemlerinizin başarılı olduğunu anlamak için belirli bir zaman içinde hasta olan veya ofiste olmayan çalışan sayısı gibi insanları ölçebilen bir araç beklerseniz geç kalmışsınız demektir. İşgücünüzü korumak istiyorsanız sadece insanların değil binanızın da sağlığını düzenli olarak kontrol etmelisiniz. Birçok organizasyon yıllar içinde çürüme, yıpranma ve parçalanmalar fark edilebilir hale geldiğinde ofislerinin vadesini ölçer. Ancak binalar daha kısa bir zaman ekseninde değişiklik gösterirler ve etkileri her zaman görünür değildir.

Her işletme gelişmelerini takip edebilmek için anahtar performans göstergelerini izler. Ancak az bir kısmı Sağlık Performans Göstergeleri (Health Performance Indicators), diğer bir deyişle SPG’yi izler. Sağlık temel anlamda insan performansını tetikler. Bunun anlamı şudur: Bina performansıher işletmenin izlemesi gereken kritik bir ölçüttür.

SPG’ler kapalı alan kalitesini veya bizim deyişimizle binanızın “nabzı”nı ölçmek için kullanılabilir. Bunları dört farklı bölmeye ayırdık: Öncü, gecikmeli, doğrudan ve dolaylı göstergeler. Doğrudan göstergeler insanları ölçerken dolaylı göstergeler binanın ölçümünü yapar. Öncü faktörler sorunlar ortaya çıkmadan ölçüm yapılabilen veya saptanabilenlerdir. Gecikmeli faktörlerse vaka sonrası ölçüm yapılabilenler içindir. Örneğin, binanızı güvence sürecinin onaylanması için “kabul sürecinden geçirmek” (bu arabanızın motor ayarını yapmaya benzer), kimse orada bulunmadan havalandırma sisteminizdeki problemi bulmanıza yardımcı olacaktır. Bu nedenle “kabul sürecinden geçirmek” öncü bir faktör ve dolaylı bir göstergedir.

Tablonun üst yarısında işgücünüz söz konusu olduğunda izlemeniz gereken SPG örnekleri, alt yarısındaysa binanızda izlemeniz gereken SPG örnekleri vurgulanıyor. Başlarken kullanabileceğiniz birtakım araçlar mevcut: Havalandırma oranlarını göstermek için CO‘i izleyen gerçek zamanlı sensörler ve yakınlardaki bir kirlilik kaynağı binanızı etkilemesi ihtimaline karşı parçacık sensörleri bunlardan bazıları. Diğer ölçümler için hava ve su örneklendirme teknikleri gibi daha fazla granüler test gerekli.

Sağlıklı Binalar Yeni Minimum

Tüm bunların pahalıya patlayacağını düşünebilirsiniz. Ancak sağlıklı bir bina oluşturmak ve bundan fayda elde etmek için büyük yatırımlar yapmanız gerekmiyor. Binanız bulaşıcı hastalıkların yayılmasında rol oynuyorsa daha büyük kayıplar yaşayacaksınız.

Çalışmalarımız ve finansal simülasyonlarımız, ortaya koyduğunuz çabanın karşılığını fazlasıyla alacağınızı gösteriyor. Sadece daha kaliteli bir havalandırmanın faydaları bile kişi başına yılda 6 bin 500 ve 7 bin 500 dolar aralığında tahmini kazanç sağlıyor. Lawrence Berkeley National Laboratory’deki araştırmacılar, ofislerde kapalı alan hava kalitesini iyileştirmenin ABD ekonomisine yıllık 20 milyar dolar kazandıracağını tahmin ediyor. Bu yeni hesaplama sağlıklı bir bina yönetme ve oluşturma konusunda yapılacak oldukça gerekli yatırımlar için yeni jenerasyona örnek olmalıdır.

Daha da ötesinde, Covid-19 sonrası dünyada elde etmek istediğiniz yeteneği düşünün. Günümüzde işletmeler ileriye yönelik işe alımlarda yeteneklerin sadece sizinle değil, binanızla da görüşeceğini anlamalı. Gelecek çalışanların da buna dikkat edeceğinden emin olabilirsiniz.

Çalışanların isimlerini vererek ve anonim olarak çalıştıkları yerler hakkında rahatça konuşabildikleri platform Glassdoor bu kanıtı bize sunuyor. İnsanlar maaşları, yöneticileri veya iş yeri kültürleriyle ilgili yorumlar yapabiliyor. Ancak eminiz ki binanızla ilgili bu raporları verdiklerini bilmiyordunuz:

  • “Koronavirüs sonunda şirkete, demode teknolojilerin ve yönetim tarzlarının ne kadar kusurlu olduğunu gösteriyor. Ara verilecek bir alanın ve yüz yüze etkileşimlerin olmaması ve altı adım ara koyulan sosyal mesafeyle 2 bin ile 3 bin kişiyi hava dolaşımı olan bir ofise doldurmanın ne anlamı var?”
  • “Evet, ben de bunların bir şaka olmasını umuyorum. Ancak sabah saat yedi ile dokuz arasında bina kanalizasyon gibi kokuyor.”
  • “Ofis olması gerekenden çok daha soğuk, bazen o kadar soğuk ki işime odaklanamıyorum.”
  • “İçinde bulunduğumuz binada çok az pencere, duvardan duvara gri bir halı döşemesi ve loş bir ışıklandırma vardı. Neyse ki işi bıraktığımda taşınmaktan bahsediyorlardı!”

Bugüne kadar bunun gibi hikayelerin herkese açık olmasından kaçınıldı, yasal dokümanlar sınırlandırıldı ve sadece seçilmiş birkaç tanesi gösterildi. Günümüzdeyse bu konuların sosyal medya platformlarında şirketinizle bağlantılı olarak ortaya çıkmaya başlaması yakın. Bu şekilde ortaya çıktıklarında da marka, hukuka uygunluk ve yatırım riskleri bağlamında hazırlıklı olmamak size zarar olarak dönecek. Covid-19 sonrası dünyada binalar hastalığa karşı savunmada ilk adım olarak görülecek. Sağlıklı bir bina kavramı artık “olsa iyi olur” bakış açısıyla yaklaşılan bir kavram olmaktan çıkıp rekabetin de güçlendiği “olması zorunlu” bir yapı haline geliyor.