Teknik Kabul, Proses Kabulüne Karşı

Bu makale, işletim öncesi testlerin teknik kabul sürecinin yolunda gitmesinde oynadığı rolü anlatmaktadır. İşletim Öncesi Testler, kabul makamının binadaki her bir ekipmanın ve sistemin doğru bir şekilde kurulduğu ve uygun şekilde devreye alınıp çalışabileceğini garanti altına almak için denetlediği çeşitli doğrulamalar ve testlerdir.

Tahmin edeceğinizin tersine, işletim öncesi testlerin başarısı öncelikli olarak yüklenici yeterliliğine veya kabul kurulunun yeteneklerine bağlı değildir. Kuşkusuz, başarılı bir projenin elde edilmesi için yüksek kaliteli yükleniciler ve deneyimli kabul kurulunun olması gereklidir. Fakat etkin işletim öncesi test süreci sadece testler ve doğrulamalardan ibaret değildir. Tamamıyla bir iletişim süreci olup, başarılı bir işletim öncesi test sürecinin anahtarı etkin iletişimdir.

Şöyle açıklayayım: İlk devreye alma projelerimden biri için, basitçe hemen test etmeye başladım. Kötü bir fikirdi. Tartışmasız, gerçekten çözülmesi gereken problemleri buluyordum. Yanlış şekilde yapılan kanal basınç testlerini geçemiyordum. SMACNA standartlarına uymayan ekleme elemanları sebebiyle kalıyordum. Girişlerinde yeterli düz hava kanalı bulunmayan VAV terminal kutularını kaydediyordum. Borulama sistemleri uygunsuz olarak bağlanmış serpantinlerin raporlarını hazırlıyordum. Bunun gibi birçok şey…

Fakat herkesin düşmanı bir “kiralık proje katili” haline geldim. Hızlıca öğrendim ki, sadece test yapmak ve problemleri not almak projenin yolunda gitmesini sağlamıyor, proje sonunda da Müşteri Proje Gereklilikleri’nde tanımlandığı gibi çalışmıyordu. Problem basitti. Yüklenicilerin uygulamak zorunda olduğu tüm gereklilikler yüklenici sözleşme dokümanlarında bulunmasına karşın; yükleniciler gerekliliklerini okumayı göz ardı ederek işleri kendi geleneksel yöntemleri ile yapıyorlardı. “Deneme yanılma” yöntemimin tüm konstrüksiyon sürecini aksattığını ve projeye stres yüklediğini gördüm. Müşteri beklentilerini her bir yükleniciye doğru şekilde aktarabilmek için daha etkin bir iletişim yönetimine ihtiyaç duyduğumu fark ettim. Bu şekilde yükleniciler başarı elde edebilmek için daha iyi şekilde hazırlanmış olacaklardı.

İlk olarak çalıştığım firmanın devreye alma sürecinde yapılacakları özetlediği gerekli olan testleri ve raporları anlattığım ve yüklenicilere sorumluluklarını hatırlattığım tipik bir konstrüksiyon öncesi toplantı yapmaya başladım. Bu iki saatlik toplantı genellikle esnemeler, bayılan gözler ve sıkılmış katılımcılar ile özetlenebilen bir toplantı idi.

Birkaç proje sonrasında, (konstrüksiyona hazırlık toplantılarımın dikkatli gözler kazanmaya başladığı süreçte) değişik bir amaca hizmet eden farklı bir toplantı geliştirdik: Kuruluma hazırlık toplantısı. Kuruluma hazırlık toplantıları tam bir başarı hikayesi oldu ve size de bu toplantıları teknik devreye alma sürecinize dahil etmenizi tavsiye ederim. Kuruluma hazırlık toplantıları (adından da anlaşılacağı üzere) kurulum başlamadan “önce” yapılır. Bu toplantılarda kabul kurulu, kurulum, devreye alma ve test gereklilikleri her bir yüklenici ve alt yüklenici ile beraber dikkatlice gözden geçirir. Bu toplantıların amacı hataları ve yeniden düzeltmeleri engellemek için; kabul kurulunun kontratla ilgili uygulanabilir gereklilikleri, yüklenicilere testleri nasıl uygulayacaklarını ve projenin başarılı olabilmesi için gerekli formları nasıl dolduracaklarını göstererek, tüm yüklenicilerin spesifik kurulum gerekliliklerini iyice kavramasını sağlamaktır.

Her bir toplantıda, yüklenici katılımcılarını özel gruplarda limitlendirmek isteyebilirsiniz. Mesela, test etme, ayarlama ve dengeleme için kontrol sistemleri ile ilgili yüklenicilerle tek bir toplantı yapmak iyi bir fikir olacaktır. Genel yüklenici; çatı, cam giydirme ve giydirme cephe yüklenicileri ile bir toplantıda bir araya gelebilir. Sac, mekanik sistem, tesisat ve elektrik hizmet yüklenicileri aralarında yapacakları bir toplantıya ihtiyaçları vardır. Bazı özel alt yükleniciler farklı toplantılara dahil edilebilirler. Örneğin, su arıtma ve sulama yüklenicileri hem tesisat hem de kontrol sistemleri toplantısına katılabilirler. Diğer özel yükleniciler gerekli olduğunda diğer toplantılara dahil edilebilirler.

Kuruluma hazırlık toplantılarınızın gündemi katılımcıların konuları içerisinde spesifik olmalıdır. Öte yandan toplantılarınızı şu cümle ile açmak iyi bir fikir olacaktır: “Bu projenin teknik kabul süreci, önceden deneyim ettiklerinizden oldukça farklı olacaktır. Proje süresince testler olacak ve final sınavı en son olacaktır. İyi haber ise, bizim burada olma sebebimizin size her testi “nasıl geçeceğinizi” göstermek olmasıdır.

Kuruluma hazırlık toplantılarının temel yapıları aynı iken, bu makalenin kalan kısmı sac metal yüklenicisinin işletim öncesi test gerekliliklerini ön plana çıkarmaktadır. Sac metal yüklenicisi ile kuruluma hazırlık toplantısı süresince mekanik tasarımcı da hazır bulunmalıdır ki tasarımla ilgili soruları cevaplayabilsin. Toplantıda kabul komitesi, yüklenici ile sözleşmenin spesifikasyon bölümlerini; dokümanların ve çizimlerin konstrüksiyon detaylarını gözden geçirmelidir. Toplantının odağı projenin çeşitli sözleşme gereklilikleri hakkında yüklenicinin formen ve proje müdürü ile açık bir tartışma yapmak olmalıdır. Örneğin, toplantıda her bir yüklenicinin formeni ve proje müdürünün aşağıda örnekleri sıralanan detaylı soruları cevaplama zorunluluğu olmalıdır:

• Konstrüksiyon süresince her bir kanal basınç değişimi için farklı olarak ne yapacaksınız?
• Kanalların sızdırmazlığını her basınç sınıfına uygun olarak nasıl sağlayacaksınız?
• Hava kaçak standartlarına uyum için kanalların basınç testlerini nasıl yapacaksınız?
• Belirli bir kanal bölümünün gerçek sınıfını nasıl belirleyeceksiniz?
• Kanal geçişlerinin ve yön değiştirmelerinin hava debisi kısıtları ile tıkanmadığını nasıl garanti altına alıyorsunuz?
• Geçişlerin uygun eğimde olduğunu nasıl garanti ediyorsunuz (SMACNA tarafından eğimlerinin 30 dereceden daha az olması gerekli kılınmıştır).
• VAV kutusu, difüzör ve ilgili ekipmanların kurulumu konusundaki planlarınız nelerdir?

İşletim öncesi testler süresince kabul kurulunun görevi (müşteriyi temsilen) problemleri proaktif bir şekilde tanımlayıp binaya entegre olmadan önce durdurmaktır. Bu yüzden eğer bir yüklenici temsilcisi sözleşme gereklilikleri ile paralel olmayan bir cevap verir ise bu fırsatı söz konusu sistem veya ekipmanı kurmanın doğru yolunu göstermek için kullanın.

Geleneksel proses kabulünde, kabul kurulu gözlem yapar, dokümante eder ve problemleri kaydeder. Fakat teknik kabul süreci çok daha etkileşimli olup, binanın baştan aşağı doğru olarak inşa edildiğini garanti altına almaya çalışır. Proses kabulünde her bir yüklenici kuruluma hazırlık toplantılarında çalışma alanları ile ilgili konu uzmanı olarak görev yaparken, kabul kurulu sadece kabule özgü işlevlerde konu uzmanı olarak görev yapar.  Fakat teknik devreye almada, kabul kurulu kuruluma hazırlık toplantısında konu uzmanı olarak görev yapar. Kabul ile ilgili bu iki yaklaşım arasında büyük farklar vardır ve teknik kabulü üstün kılan, projelerin çoğunlukla yüksek performanslı binalarla ve tatmin olmuş müşterilerle sonuçlanmasını sağlayan anahtar sebeplerden biridir.

Teknik kabulde, kabul kurulu sadece işletim öncesi testleri oluşturmakla kalmaz, tüm ilgili test formlarını da oluşturur. Kabul kurulu ayrıca yüklenicinin bu formları doldurmasından sonra formların doğru olarak doldurulup doldurulmadıklarını da kontrol eder.

Her bir yüklenicinin yaptıkları işin son kalite kontrolünü gerçekleştirme sorumluluğu olsa da, teknik kabul kurulu proje sahasına gitmeli ve saha kurulumlarını mümkün olduğunca doğrulamalıdır. Burada amaç, kurulumların uygun olarak yapıldığını ve formların düzgün bir şekilde doldurulduğunu yüklenici hali hazırda sahada iken doğrulamaktır.

Yükleniciler kuruluma hazırlık toplantılarından, kabul kurulunun tüm sistem ve bileşenlerin doğru şekilde kurulduğunu ve devreye alınmasının uygun şekilde yapılacağını garanti altına almak için testler yapacağını anlayarak ayrılmalıdırlar.

Proses kabulünde, kabul kurulunun birincil fonksiyonu her bir yüklenicinin kendilerine ait olan test formlarını uygun olarak doldurduklarını kontrol etmektir. Fakat yüklenicilerin çoğu dürüst ve titiz olsa da, bir yükleniciye kendi konu uzmanı olması konusunda güvenmek, kurda kuzu teslim etmek gibi olacaktır.

Buna karşın, teknik kabul kurulu sadece formları oluşturmakla kalmaz, testleri yönetir, gözlemler ve gerçekleştirir. Örneğin, sac metal yüklenicisi vakasında, kabul kurulu kanal konstrüksiyonu, basınç sınıflandırılması, konstrüksiyon standartları, kaçak testleri ve benzeri safhalarda konu uzmanı olarak görev almıştır. Bu yüzden, kabul kurulunun (ya da kabul kurulu elemanlarından birinin) hem sac metal uzmanlığı hem de sözleşmedeki sac metal gerekliliklerine hâkim olması çok büyük önem arz etmektedir.

İletişim süreci kuruluma hazırlık toplantıları ile bitmez. Eğer mümkün ise kabul kurulu, anahtar bileşenlerin her birinin ilk kurulumuna tanıklık etmelidir (örneğin ilk VAV kutusu). Bu şekilde, ilk kurulum sözleşme ile uyum sağlamadığında, kabul kurulu yükleniciye bileşenin ilgili spesifikasyonlara göre nasıl kurulacağını gösterebilir.

Kabul kurulu yüklenicinin bir bileşenin kurulumunun nasıl uygun bir biçimde yapılacağını bildiğini onayladıktan sonra, yüklenici aynı bileşenin kalanlarını kendi başına kurabilir. Netice mi? Yükleniciler kabul kurulu ile etkin bir biçimde iletişim kurup işbirliği yaptığında, problemler en aza inerken düzeltme (rework) miktarlarında gözle görülür bir biçimde azalma olur.

2000’ler kadar yakın bir zamanda, NEEBB iki çeşit işletim öncesi test önerdi: İlki, cihazın hemen montajı ardından yapılan “Saha Kurulum Doğrulama” testleri. Bu testler parçaların doğru bir şekilde montajının yapıldığını göstermek için yapılır. İkincisi “Operasyonel Performans Testleri”dir ki bu testler, özellikle sistemin düzgün bir şekilde devreye alınabildiğini ve çalıştırılabildiğini göstermek için yapılır. Her ne kadar NEBB o zamandan beri Saha Kurulum Doğrulama ve Operasyon Performans Testlerini ‘İşletim öncesi Test’ gibi daha yaygın ve kapsayıcı bir kavram altında birleştiren standartlar geliştirmiş olsa da, ben bu yaklaşıma saygı duymakla birlikte katılmıyorum. Ben, Saha Kurulum Doğrulama ve Operasyon Performans Testlerinin ayrı ayrı uygulanmasını şiddetle tavsiye ediyorum. Bunun bana daha mantıklı gelme sebebi Saha Kurulum Doğrulamalarının Operasyon Performans Testlerinden haftalar hatta aylar öncesinde tamamlanmış olması. Örnek formlar, yüklenicinin kanal sistemi montajını doğrulamak adına yaptığı tipik Saha Kurulum Doğrulama testlerinin (Form 1) ve VAV kutusunun (Form 2) sözleşme şartlarına uyup uymadığını gösterir. Daha önce de bahsettiğimiz gibi, kabul kurulu bu formları yüklenici doldurduktan sonra inceler. Ama kurul ya kurulumu ya da yüklenicinin test sürecini birebir gözlemlemelidir.  Hatta kurul montajın doğruluğunu kendi testini uygulayarak da test edebilir.

Unutulmamalıdır ki Saha Kurulum Doğrulama test formları kabul kurulu tarafından (yüklenici tarafından değil) ekipmanlar ve sistem çalıştırılmadan önce tamamlanması gereken işletim öncesi doğrulamaların yapılması için oluşturulur. Eğer bu formlardaki herhangi bir madde doğru bir şekilde kurulmamışsa ve/veya “OK” değil ise, o parçanın doğru şekilde çalışmama ihtimali artar. Eğer üstlenici anlaşma şartlarına uyumlu olmayan maddeleri fark ederse, bu maddeleri proje günlüğüne girmek onun sorumluluğundadır. Yetkili kabul kurulunun her bir çeşit ekipman ve sistem için bir dizi Saha Kurulum Doğrulama formları geliştirmesi gereklidir.

Kurulumlar tamamlandıktan sonra ve Saha Kurulum Doğrulamaları sırasında ortaya çıkan tüm sorunlar çözüldükten sonra Operasyonel Performans Testleri başlayabilir. Bu işletim öncesi testler serisi tüm parçaların ve sistemlerin devreye alınabilir ve çalıştırılabilir olduğunu teyit eder. Saha Kurulum Doğrulamalarında olduğu gibi, formlar kabul kurulunun sistemin düzgün çalıştığını doğrulayan tüm maddelerini listelemesi gereklidir. Yine Saha Kurulum Doğrulamalarındaki gibi, eğer formdaki tek bir madde düzgün bir şekilde tamamlanmadıysa, bu parçanın doğru şekilde çalışmama olasılığı artacaktır.  Form 3 VAV kutusunun doğru şekilde çalıştığını teyit etmek için teknik işletme sırasında kullanılan Operasyonel Performans Testi örnek formudur (her bir VAV kutusu için ayrı bir form doldurulmalıdır).

Tahmin edilebileceği gibi, bazı insanlar teknik kabul sürecine güvenemiyor. Mesela, kuruluma hazırlık toplantısında, bir yüklenici doğru kurulum ve devreye alma yöntemleri konusunda sağlam bir anlayış sergiliyormuş gibi görünebilir ve ‘eğer yanlış bir şey bulursanız lütfen bize haber verin ki düzeltebilelim’ diyebilir. Baktığınızda bu doğru bir yaklaşım olarak algılanabilir ama bu yüklenicinin sorumluluğunda olan kalite kontrol konularında eksikliğe sebep olabilir: Yüklenicinin kurulum aşamasını aceleye getirmesi ve tüm hata ve gözden kaçanların tespitinin kabul kurulununa bırakması gibi.

Herkesin aktif olarak teknik kabul sürecini desteklemesi her zaman en idealiyken, kontrata kabul kurulunu yüklenicinin ihmalkâr tavırları ve kötü performansından ötürü doğabilecek gereğinden fazla ve harici testlerde telafi edebilecek bir madde eklenmesi gerekebilir. Yüksek hata oranı ile karşılaşıldığında tekrar test etmeyi şart koşmak da önemlidir. Kuşkusuz hiçbir insan girişimi kusursuz değildir ve ‘affedilebilir’ hatalar yapılabilir. Ama yüklenicinin test etmeden formları veya onaylanan maddeleri çarpıttığı ortaya çıkarsa, böyle bir durum bu yükleniciye ait tüm bileşenlerin ve sistemlerin otomatik olarak tekrar test edilmesini tetiklemelidir. Böyle bir ek test kümesinin maliyeti kusurlu olan üstlenici tarafından karşılanmalıdır – kabul kurulu veya mal sahibi tarafından değil. Tüm bu işletim öncesi testler sırasında ortaya çıkan sorunlar çözüldükten sonra, projenin ‘final sınavını’ vermeye hazırsınız: Bir sonraki makalenin konusu olan işletim performans testi.

İşletim öncesi testler karmaşık değildir fakat zaman alır ve bu sebepten çoğu zaman göz ardı edilirler. İşi bilen mimarlar ve üstleniciler bunun farkındadırlar ve doğru bir teknik kabul sürecinin proje sonrası geri aramaları (arıza için servis talebi) ciddi ölçüde azalttığını bilirler. Bir projede mekanik yükleniciye testlerin düzgün yapılmadığı takdirde rücu işlemleri başlatacağımızı söyleyerek tam anlamıyla bir işletim öncesi teste soktuğumuzu hatırlıyorum. Her ne kadar testleri istediğimiz gibi tamamlasa da, bunun tamamen bir zaman kaybı ve teknik işletim sürecinin saçmalığı olduğunu söyleyerek isyan ve şikâyet etmekten hiç vazgeçmedi. Bir yıl sonra projenin mimarı bizi aradı ve şunu dedi; “bu projede tam olarak ne yaptınız bilmiyoruz ama çok şaşkınız, geçen yıl boyunca sadece bir kez geri arama yaptık ve bu da kapıdaki yalıtım bandını düzeltmekten ibaretti!” Bu yorumu duyduktan sonra, mekanik yüklenici gönülsüzce katıldı ve ekledi “Sanırım sizin şu teknik işletim süreciniz işe yaradı, çünkü bize hiç geri arama gelmedi.”

*Kaynak: ASHRAE Journal, Nisan 2014